Wer darf was: Rechte bei Workflows und Integrationen

Wer einen Workflow oder eine Integration anlegen, bearbeiten oder nutzen darf, hängt von drei Dingen ab: wem das Objekt gehört, was die Berechtigungs-Matrix erlaubt und mit wem es geteilt ist.

Die Zuordnung

Beim Anlegen legst du unter Gehört zu fest, wem ein Workflow oder eine Integration gehört:

• Dir (Persönlich): Du entscheidest, mit wem du es teilst.
• Der Organisation: Verwaltet von Org-Admins und von Personen mit dem entsprechenden Recht.
• Einem Team: Bearbeiten können Team-Admins und Personen mit dem Recht im Team.

Welche Zuordnungen du wählen kannst, hängt von deinem Recht Erstellen in der Berechtigungs-Matrix ab (siehe unten). Nicht erlaubte Zuordnungen erscheinen im Dialog als Gesperrt. Die Zuordnung lässt sich nachträglich nicht ändern; zum Umziehen duplizierst du das Objekt.

Die Berechtigungs-Matrizen

Organisation: Org-Admins legen unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → Berechtigungen fest, wer was darf. Wähle die Objektart Workflows oder Integrationen und setze Häkchen für Alle Mitglieder oder für einzelne Personen, die du über Nutzer hinzufügen… einträgst.

Team: Team-Admins (und Org-Admins) finden die Team-Matrix unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → Teams, im jeweiligen Team im Tab Berechtigungen.

Die Spalten:

Regeln, die immer gelten:

• Org-Admins dürfen in der Organisation immer alles, Team-Admins in ihrem Team.
• Erstellen schließt Bearbeiten ein, und Bearbeiten schließt Ausführen ein – das Häkchen setzt sich automatisch.
• Treffen mehrere Zeilen zu, gewinnt das gesetzte Häkchen.

Standard: Alle Mitglieder dürfen persönliche Workflows und Integrationen erstellen. Für Organisation und Team ist zunächst nichts freigeschaltet – das vergibt ein Admin.

Nimmst du ein Recht weg und würden dadurch Workflows pausieren, zeigt Denkk vorher den Dialog Workflows werden pausiert mit der Liste der betroffenen Workflows.

Das Recht „Ausführen“

Ausführen gibt es nur für Workflows der Organisation oder eines Teams. Wer nur dieses Recht hat, sieht die Workflows in der Übersicht als schlanke Karte mit einem Knopf Starten, kann den Editor aber nicht öffnen. Starten lässt sich nur ein veröffentlichter Workflow mit dem Trigger Manuell.

Persönliche Workflows teilen

Persönliche Workflows teilst du über das Kartenmenü mit Teilen – immer mit einzelnen Personen, nicht mit Teams. Es gibt zwei Rollen:

• Ausführer (Standard): kann den Workflow starten und die eigenen Läufe sehen.
• Bearbeiter: kann den Workflow bearbeiten, speichern und veröffentlichen.

Teilen und Löschen darf nur der Besitzer. Workflows der Organisation oder eines Teams werden nicht geteilt – ihr Zugriff ergibt sich aus der Zuordnung und der Matrix. Duplizieren darf jede Person, die den Workflow in der Übersicht als volle Karte sieht.

Freigaben einer Integration

Wer eine Integration verwalten darf, sieht auf ihrer Detailseite den Tab Berechtigungen. Dort gibt es drei Rechte je Zeile:

• Lesen – Lese-Actions nutzen,
• Schreiben – Schreib-Actions nutzen (wirkt erst, wenn Schreiben erlauben an ist),
• Bearbeiten – Verbindung, Zugangsdaten und Actions ändern.

Welche Zeilen du vergeben kannst, hängt von der Zuordnung ab:

• Organisation: die feste Zeile Gesamte Organisation, dazu Teams und einzelne Personen.
• Team: die feste Zeile Alle Teammitglieder, dazu einzelne Mitglieder. Team-Admins haben immer Vollzugriff.
• Persönlich: der Besitzer und einzelne Personen.

Jedes Häkchen wird sofort gespeichert. Integrationen, für die du nur Lese- oder Schreibrechte hast, siehst du in der Liste, kannst sie aber nicht öffnen.

Integrationen in Workflows

Damit ein Workflow-Knoten eine Integration nutzen kann, muss sie für Workflows freigegeben sein und du brauchst das nötige Recht. Beim Veröffentlichen prüft Denkk außerdem, ob mindestens eine Person im Zugriffskreis des Workflows die Integration nutzen darf:

• bei Workflows der Organisation: alle Mitglieder,
• bei Team-Workflows: die Teammitglieder,
• bei persönlichen Workflows: der Besitzer und die Personen, mit denen er als Bearbeiter geteilt ist. Ausführer zählen hier nicht mit.

Fällt dieses Recht später weg, wird der Workflow pausiert. Vergib dann wieder ein Recht und veröffentliche den Workflow erneut.