Workflows im Überblick

Ein Workflow ist eine Automatisierung aus mehreren Schritten, sogenannten Knoten. Er beginnt immer mit genau einem Trigger – etwa einem Knopfdruck, einem Zeitplan oder einem Webhook – und führt danach die Schritte aus, die du dahinter verbindest.

Wo du Workflows findest

Du öffnest die Übersicht über den Eintrag Workflows in der Seitenleiste. Jede Karte zeigt:

• oben die Zuordnung (Organisation, Team …, Persönlich oder Geteilt) und den Status (Entwurf, Veröffentlicht oder Pausiert),
• den Namen und eine Zeile mit Knotenzahl und Trigger, z. B. „3 Knoten · Trigger: Zeitplan“,
• den Block Letzter Lauf mit der Zahl erfolgreicher und fehlgeschlagener Läufe.

Über das Suchfeld Workflows durchsuchen filterst du die Liste.

Einen Workflow anlegen

1. Klicke auf Neuer Workflow.
2. Gib einen Namen ein, z. B. „Wöchentlicher Report“.
3. Wähle unter Gehört zu, wem der Workflow gehören soll – Dir, Der Organisation oder Einem Team. Diese Auswahl erscheint nur, wenn du mehr als eine Möglichkeit hast.
4. Klicke auf Erstellen.

Der Editor öffnet sich im Vollbild. Ein neuer Workflow enthält bereits einen Trigger Manuell, damit du direkt weiterbauen kannst.

Die Zuordnung lässt sich später nicht ändern. Wenn du einen Workflow anders zuordnen willst, dupliziere ihn und wähle die neue Zuordnung.

Die Knotentypen

In der Knotenpalette (Knoten hinzufügen) sind die Knoten in Gruppen sortiert:

Trigger – womit ein Lauf beginnt:

• Manuell – startet per Knopfdruck, optional mit Startformular
• Webhook – startet bei eingehender Anfrage
• Zeitplan – startet nach Zeitplan
• Email · Nachricht empfangen – startet, wenn im gewählten Ordner eines Postfachs eine neue Nachricht ankommt

Fluss – steuert den Ablauf:

• Bedingung – verzweigt in einen Wahr- und einen Falsch-Pfad
• Verteiler – verteilt auf mehrere Fälle
• Verzögerung – pausiert den Workflow für eine gewählte Dauer
• HTTP-Anfrage – ruft eine externe API auf
• Code – führt Python auf den Daten aus
• Antwort – antwortet dem Aufrufer eines Webhooks
• Mit Fehler stoppen – lässt den Lauf mit einer Meldung scheitern

Daten:

• Felder – definiert Datenfelder, manuell oder als JSON

KI:

• KI – weist ein Modell an; auf Wunsch mit Websuche, Bilder erzeugen und Dateien aus vorherigen Knoten
• KI-Agent – führt einen Agenten aus deiner Bibliothek mit einer Aufgabe aus

Integrationen – Actions verbundener Systeme:

• Custom REST, SFTP, Email (IMAP/SMTP) und MCP Server

Bei KI und KI-Agent kannst du die Ausgabe als Nachricht oder Strukturiert (mit festen Feldern) wählen.

Entwurf, Veröffentlichen, Pausieren

• Entwurf: Der Workflow ist gespeichert, läuft aber nicht automatisch.
• Veröffentlicht: Die zuletzt gespeicherte Version reagiert auf ihren Trigger.
• Pausiert: Der Workflow läuft vorübergehend nicht, weil eine verwendete Integration eine neue Anmeldung braucht, gelöscht wurde oder niemand im Zugriffskreis sie mehr nutzen darf. Ein Hinweis im Editor nennt den Grund und führt über Zur Integration zur Ursache.

Über das Menü Weitere Aktionen im Editor kannst du einen Workflow Duplizieren (ohne Zugangsdaten und Integrationen), die Veröffentlichung zurücknehmen oder ihn Löschen. Beim Löschen werden auch alle seine Läufe entfernt.