Freigeben: persönlich, Team, Organisation

In Denkk gehört jeder Agent und jedes Projekt entweder dir persönlich, einem Team oder der ganzen Organisation. Diese Zuordnung legst du beim Anlegen fest. Sie bestimmt, wer das Objekt sieht, wer es bearbeiten darf und ob du es teilen kannst.

Die drei Zuordnungen

Beim Anlegen fragt der Dialog „Gehört zu“:

Auf den Karten erkennst du die Zuordnung an der Plakette „Persönlich“, „Team …“ oder „Organisation“. Objekte, die jemand mit dir geteilt hat, tragen die Plakette „Geteilt“.

Projekte können nur dir oder einem Team gehören, nicht der ganzen Organisation.

Wer darf was anlegen?

Welche Zuordnungen du wählen kannst, hängt von deinen Berechtigungen ab. Nicht erlaubte Optionen sind im Dialog als „Gesperrt“ markiert. Gibt es nur eine erlaubte Zuordnung, legt Denkk das Objekt ohne Nachfrage dort an.

• Org-Admins legen unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → Berechtigungen fest, wer in der Organisation Agents, Projekte, Workflows und Integrationen erstellen und bearbeiten darf. Org-Admins selbst dürfen immer alles.
• Team-Admins regeln dasselbe für ihr Team im Reiter „Berechtigungen“ des jeweiligen Teams unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → Teams. Team-Admins dürfen im Team immer alles.

Entwürfe und Veröffentlichung bei Agents

Ein Agent startet als Entwurf. Solange er nicht veröffentlicht ist, sehen ihn nur die Personen, die ihn verwalten:

• Einen Team-Agent im Entwurf sehen nur die Team-Admins, veröffentlichte Team-Agents sehen alle Teammitglieder.
• Einen Organisations-Agent im Entwurf sehen nur die Org-Admins, veröffentlichte Organisations-Agents sehen alle Mitglieder.

Veröffentlichen und zurücksetzen kann bei persönlichen Agents nur der Besitzer, bei Team- und Organisations-Agents die jeweilige Verwaltung.

Persönliche Agents und Projekte teilen

Teilen kannst du nur Objekte, die dir persönlich gehören. Agents müssen zusätzlich veröffentlicht sein, sonst ist „Teilen“ ausgegraut („Nur veröffentlichte Assistenten können geteilt werden“).

1. Öffne das Menü „Optionen“ auf der Karte oder in der Kopfzeile und wähle Teilen.
2. Tippe im Feld „Person eingeben…“ mindestens drei Zeichen des Namens ein.
3. Klicke auf die gewünschte Person. Sie erscheint unter „Geteilt mit:“ und erhält zunächst die Rolle „Benutzer“.
4. Ändere bei Bedarf die Rolle oder entferne den Zugriff mit Zugriff entfernen.
5. Klicke auf Fertig.

Alle Änderungen gelten sofort. Freigaben gehen immer an einzelne Personen; Teams lassen sich nicht als Empfänger auswählen. Soll ein ganzes Team oder die ganze Organisation einen Agent nutzen, lege ihn mit der passenden Zuordnung an.

Rollen beim Teilen

Bei Workflows heißen die Rollen „Ausführer“ (kann den Workflow starten und die eigenen Läufe sehen) und „Bearbeiter“.

Auch Bearbeiter können ein persönliches Objekt nicht weiterteilen, veröffentlichen oder löschen. Das bleibt dem Besitzer vorbehalten.

Wo du geteilte Inhalte findest

• Agents: im Reiter „Geteilt“ auf der Seite Agents. Veröffentlichte Agents, auf die du Zugriff hast, erscheinen außerdem in der Modellauswahl unter „ASSISTENTEN“.
• Projekte: direkt in der Projektübersicht, gekennzeichnet mit „Geteilt“.

Wird ein geteilter Agent auf Entwurf zurückgesetzt, verlieren die Empfänger den Zugriff, bis er wieder veröffentlicht ist. Die Freigaben selbst bleiben erhalten.